返信用レターパックは、用意して同封する側は「お届け先に自分の住所・氏名＋行」、受け取って送り返す側は「行を御中・様に直し、ご依頼主欄に自分の情報」を書きます。
同じ1枚のレターパックでも、立場によって書く欄がまったく逆になるのがポイントです。
この記事では、返信用レターパックを作るときのお届け先欄・ご依頼主欄・品名欄の扱いと、届いた返信用レターパックで返送するときの「行・様・御中」の直し方を、大学や自治体の記入例をもとに整理します。
返信用レターパックは「作る側」と「返送する側」で書く欄が逆になる
返信用レターパックで迷う原因の多くは、「自分がどちらの立場か」で記入する欄が入れ替わることです。
作る側は、相手から自分へ送り返してもらうために、お届け先欄に自分の情報だけを書きます。
返送する側は、お届け先欄の「行」を敬称に直したうえで、ご依頼主欄に自分の住所・氏名を書いて差し出します。
欄ごとに「誰が何を書くか」をまとめると、次のとおりです。
| 欄 | 作って同封する側 | 受け取って返送する側 |
|---|---|---|
| お届け先 | 自分の郵便番号・住所・氏名・電話番号を書く | 書かれた内容はそのまま使う |
| 名前の後ろの敬称 | 「様」を二重線で消して「行」にする | 「行」を二重線で消して「御中」または「様」にする |
| ご依頼主 | 空欄のまま | 自分の住所・氏名・電話番号を書き、「様」「ご」「お」を消す |
| 品名 | 空欄（「書類」と書くよう指定される場合もある） | 空欄なら「書類」などと書く |
| ご依頼主保管用シール | 剥がさない | 剥がして保管すれば追跡に使える |
表のとおり、作る側が空けておいた欄を、返送する側が埋める関係になっています。
ただし、学校や役所などの案内に記入例や指示がある場合は、一般的な書き方よりもその指示を優先してください。
たとえば品名欄は、空欄にするよう案内する大学もあれば、「書類」と書くよう案内する機関もあり、提出先によって指示が分かれています。
返信用レターパックを作って同封するときの書き方
返信用レターパックを作るときに書くのは、基本的にお届け先欄だけです。
ご依頼主欄や品名欄まで自分で埋めてしまうと、返送する側が書く場所がなくなるため注意しましょう。
お届け先欄に自分の住所・氏名を書き「様」を「行」に直す
お届け先欄には、返信を受け取りたい自分の住所と氏名を書きます。
新潟大学の返信用レターパックの記入例では、お届け先欄に現住所・名前・携帯電話番号を書き、郵便番号やアパート名、部屋番号も忘れずに記入するよう案内されています。
新潟県の案内でも、住所などに間違いがあっても事務局では判断できないとして、記入後の確認を求めています。
建物名や部屋番号の書き漏れがあると、返信が届かない原因になるため、省略せずに書きましょう。
名前の後ろに印字されている「様」は、自分に敬称を付けることになるため、二重線で消して「行」と書き直すとされています。
返信用封筒でも、自分宛ての宛名には「様」を付けず「行」や「宛」とするのが一般的なマナーと紹介されています。
会社として返信用レターパックを用意する場合も同様で、自社名の後ろには「行」と書き、最初から「御中」を書かないのが望ましいと解説されています。
ご依頼主欄・品名欄は空欄、保管用シールは剥がさない
ご依頼主欄は、送り返す側が自分の情報を書く欄なので、作る側は何も書かずに空けておきます。
新潟大学、立命館大学、新潟県の案内では、いずれもご依頼主欄には何も記入しないよう指示されています。
東京都教育相談センターの案内でも差出人欄は空欄とされ、センター側でシールを貼ると説明されています。
そのほか、返信用として同封するときの扱いは次のとおりです。
- 品名欄：新潟大学・立命館大学は空欄、東京都教育相談センターは「書類」と記入するよう案内
- ご依頼主保管用シール：剥がさない（新潟大学・立命館大学・新潟県）
- 封：閉じない（新潟大学）
- 同封するとき：二つ折りにしてよい（立命館大学・新潟県・東京都教育相談センター）
通常の発送では、ご依頼主保管用シールを剥がして手元に残すと追跡に使えると紹介されています。
しかし返信用として同封する場合は、シールは剥がさずにそのまま同封します。
実際に差し出すのは相手なので、追跡用の控えも相手側が使うものと考えられます。
また、提出先からライトかプラスかを指定されている場合は、指定された種類を購入して同封しましょう。
返信用レターパックを同封するときは、宛名の記入だけでなく、折り方や書類の入れる向きにも気を付けましょう。
会社宛の書類を入れるときの基本ルールや、返信用レターパックの折り方については、レターパックに入れる書類の向きとは？【ビジネス向け】会社宛で恥をかかない方法で詳しく紹介しています。
届いた返信用レターパックで返送するときの「行・様・御中」の直し方
相手から届いた返信用レターパックで送り返すときは、お届け先の「行」を「御中」か「様」に直し、空いているご依頼主欄に自分の情報を書きます。
どちらも、印字や記入済みの文字を二重線で消して書き直すのが基本です。
「行」を二重線で消して「御中」「様」に書き直す
お届け先の「行」や「宛」は、二重線で消して敬称に書き直すのがマナーとされています。
どちらの敬称にするかは、宛名が組織か個人かで決まります。
| お届け先の書き方 | 直し方 |
|---|---|
| 株式会社〇〇 総務部 行 | 「行」を消して「御中」 |
| 採用担当 行（窓口名） | 組織扱いなので「行」を消して「御中」 |
| 株式会社〇〇 総務部 山田太郎 宛 | 「宛」を消して「様」 |
| 〇〇係 行 | 「係」は消さずに残し、「行」を消して「御中」 |
会社名と担当者名の両方が書かれている場合は、「様」だけを付けます。
「総務部御中 山田太郎様」のように「御中」と「様」を併用するのは誤りとされているため注意しましょう。
レターパックの宛名欄は横書きなので、二重線は文字に対して真横に引き、敬称は消した文字の右横か真上に書くと紹介されています。
二重線は定規を使わずフリーハンドで問題なく、修正液や修正テープで消すのは避けるよう解説されています。
ご依頼主欄に自分の情報を書き「様」「ご」「お」を消す
空欄になっているご依頼主欄には、返送する自分の住所・氏名・電話番号を書きます。
会社として返送する場合は、会社名や住所もお届け先と同様に省略せず正確に書くよう解説されています。
ご依頼主の情報に不備があると、相手が受け取れなかったときに返送できなかったり、受け取った側が送り主を判断できなかったりするおそれがあると紹介されています。
ご依頼主欄に印字されている「様」「ご」「お」などは、自分への敬語になるため二重線で消すのがマナーとされています。
消すときの二重線は、横向きでも斜めでもよいと紹介されています。
品名欄が空いている場合は、「書類」などと内容が分かるように書いておきましょう。
日本郵便は、内容品名が記載されていない場合は航空以外の輸送手段で送るため、配達が遅れることがあると案内しています。
ビジネスの重要書類は、具体的に書きすぎると情報漏えいにつながるおそれがあるため、「書類」と書くのが無難と解説されています。
書き間違えたときの対処と送る前の確認ポイント
宛名や敬称を書き間違えたときは、郵便局で手数料55円を払えば、新しいレターパックなどに交換できます。
敬称と同じように二重線で消して書き直す方法もありますが、レターパックの書き間違いの訂正方法について日本郵便の明確な案内は確認できなかったため、大きく間違えた場合は交換するのが確実です。
日本郵便では、書き損じたレターパックを切手やはがき、新しいレターパックなどと交換でき、その際に手数料55円がかかると案内しています。
なお、料額印面が汚れたり傷んだりしたレターパックは使えないため、修正するときは料額印面にかからないようにしましょう。
また、配達証がはがれているレターパックプラスは利用できないため、ご依頼主保管用シールを剥がすときは、その下の配達証まで剥がさないよう注意が必要です。
返信用として指定されたレターパックの種類は、勝手に変えずにそのまま使います。
| 項目 | レターパックライト | レターパックプラス |
|---|---|---|
| 料金 | 430円 | 600円 |
| 厚さ | 3cm以内 | 3cmを超えても可 |
| 重さ | 4kg以内 | 4kg以内 |
| 届け方 | 郵便受けに配達 | 対面で受領印または署名 |
どちらも信書を送れるサービスなので、提出書類を入れて返送できます。
送る前には、次の点を確認しておくと安心です。
- お届け先の「行」を「御中」または「様」に直したか（併用していないか）
- ご依頼主欄に自分の住所・氏名・電話番号を書き、「様」「ご」「お」を消したか
- 品名欄が空欄のままになっていないか
- 同封する書類に漏れがないか、ライトの場合は厚さ3cm以内に収まっているか
返信用レターパックは、作る側がお届け先だけを書き、返送する側が敬称の修正とご依頼主欄の記入を担う、という役割分担で考えると迷いません。
提出先の記入例や指示がある場合は、それに合わせて書きましょう。
返信用レターパックを使って契約書や申請書などを送る場合は、宛名の書き方に加えて、送付状を同封するべきか迷うこともあります。
会社宛の送付状の例文や書類を入れる順番については、レターパックに送付状は必要？会社宛の例文・書類を入れる順番を解説で詳しく紹介しています。
参考・出典
