レターパックに送付状は必要？会社宛の例文・書類を入れる順番を解説

レターパックで会社へ書類を送るとき、送付状を入れるべきか迷う人は多いはずです。

送付状は義務ではありませんが、会社宛に書類を郵送するなら入れておくのが基本です。

レターパックは信書を送れるので、契約書や請求書と送付状を一緒に入れても問題ありません。

この記事では、会社宛の送付状の書き方と例文、書類を入れる順番、レターパック表面の書き方までをまとめて解説します。

レターパックに送付状は必要？会社宛なら入れるのが基本

送付状は法律で決められたものではなく、ビジネスマナーとして添えるものと紹介されています。

そのうえで、郵送で書類を送る場合は付けるのが無難というのが、ビジネスマナーを解説する記事の共通した見方です。

会社宛の郵便は、送った相手の担当者本人が開封するとは限りません。

送付状があれば、受け取った人が「誰から・何が・何部届いたか」をすぐに確認でき、担当者へも正しく回してもらいやすくなります。

一方で、次のような場合は省略してもよいとされています。

• 相手から「送付状は不要」と指示されている
• 事前にメールなどで送付内容を伝えてある
• 書類を直接持参する、またはメールに添付して送る

相手の指示がある場合は、一般的なマナーよりもそちらを優先しましょう。

なお、送付状の要否は「レターパックかどうか」で変わるものではなく、送り先や書類の性質で判断するのが目安です。

レターパックは郵便法に基づく信書を送れる郵便物です。

契約書・請求書・見積書・納品書・領収書・申込書などは信書に当たりますが、レターパックなら送付状と一緒にそのまま送れます。

ゆうパック・ゆうメール・ゆうパケット・クリックポストは信書を送れないサービスなので、書類だけを送る用途には使えません。

これらのサービスでも、荷物に添える無封の添え状や送り状は同封できますが、契約書などの書類そのものを送るならレターパックを選びましょう。

会社宛の送付状の書き方と例文

会社宛の送付状は、A4用紙1枚に「日付・宛先・差出人・件名・本文・記書き」を決まった配置で書くのが基本です。

まず書く項目と配置を確認し、そのうえで例文を自分の内容に合わせて書き換えると迷わずに作れます。

送付状に書く項目と配置

送付状は上から次の順番で並べます。

項目	位置	書き方のポイント
日付	右上	書類が手元を離れる日（郵送なら投函日）
宛先	左	会社名・部署名・担当者名を正式名称で書く
差出人	右	会社名・部署名・氏名・住所・電話番号など
件名	差出人の下	「書類送付のご案内」など
本文	―	「拝啓」で始めて「敬具」で結ぶ
記書き	中央に「記」、末尾右に「以上」	送付する書類名と部数を番号付きで列挙

宛先の会社名は「（株）」などと略さず、「株式会社」と正式に書きます。

敬称は、会社名や部署名には「御中」、担当者の個人名には「様」を付けます。

「〇〇部御中 〇〇様」のように御中と様を重ねるのは誤りです。

担当者名が分かる場合は部署名に御中を付けず、個人名に様だけを付けます。

担当者名が分からないときは「ご担当者様」とし、「部長様」のように役職名へ様を付ける書き方は二重敬称になるため避けましょう。

記書きには書類名だけでなく部数も必ず書きます。

返送してほしい書類がある場合は、記書きの中に補足を添えておくと相手が対応しやすくなります。

会社宛の例文（書類送付・契約書の返送依頼）

まずは、見積書などを送るときにそのまま使える汎用の例文です。

次は、契約書に署名・押印してもらい、返送をお願いするときの例文です。

返送期限がある場合は、「〇月〇日までにご返送ください」と本文に一文加えておくと行き違いを防げます。

医療機関などへ送る場合は、商売繁盛の意味合いが強い「ご盛栄」ではなく、例文のように「ご清栄」を使うのが無難と紹介されています。

レターパックに書類を入れる順番と入れ方

送付状を一番上に置き、その下に記書きと同じ順番で書類を重ねるのが基本です。

封を開けて最初に送付状が見えれば、受け取った人は記書きを見ながら上から順に書類を照合できます。

たとえば記書きが「1．契約書」「2．返信用封筒」なら、封入する順番も次のようになります。

1. 送付状（一番上）
2. 契約書（記書きの1番）
3. 返信用封筒（記書きの2番）

複数枚の書類を入れるときは、上下や表裏の向きをそろえておきます。

契約書のように折り目を付けたくない書類は、折らずにクリアファイルに挟んでから入れましょう。

輸送中の折れや雨濡れを防げるため、中身が見える透明で新品のクリアファイルを使うのがよいと紹介されています。

契約書に署名・押印して返送してもらう場合は、自社の宛名を書き、切手を貼った返信用封筒を同封します。

相手が封筒を用意したり宛名を書いたりする手間を省けるので、返送までがスムーズになります。

相手から書類の順番や折り方、クリップの有無などを指定されている場合は、一般的なマナーよりも指定を優先してください。

レターパックに送付状と書類を入れるときは、重ねる順番だけでなく、書類の表裏や上下の向きにも注意が必要です。

会社宛に送る書類を失礼のない形で入れたい方は、レターパックに入れる書類の向きとは？【ビジネス向け】会社宛で恥をかかない方法も参考にしてください。

レターパック表面の会社宛の書き方と送る前の注意点

レターパック表面は、お届け先の「様」を「御中」に直し、ご依頼主の「様」を消し、品名に「書類」と書くのが会社宛の基本です。

あわせて、送る書類に合わせてプラスとライトを選び、封をする前に中身を確認しておきましょう。

お届け先・ご依頼主・品名の書き方

会社宛に送るときの各欄の書き方は次のとおりです。

記入欄	書き方
お届け先	会社・部署宛は「様」を二重線で消して「御中」と書く。担当者名まで書く場合は「様」のまま
お届け先の名前の順番	会社名→部署名→役職名→担当者名。「株式会社」や住所は省略しない
ご依頼主	「様」「ご」「お」などを二重線で消す。会社名・住所は省略しない
品名	「書類」など中身が分かる名称を書く。空欄や「その他」は避ける

お届け先でも送付状と同じく、御中と様は重ねて使いません。

品名は中身が判断できるように書きますが、書きすぎると機密情報の漏えいにつながるおそれがあるため、ビジネス書類なら「書類」とするのが無難とされています。

品名が書かれていないと航空機で運ばれず、届くのが遅れることがあります。

記入には油性ペンを使い、追跡番号が書かれたシールははがして控えておくと、配達状況を確認するときに役立ちます。

プラスとライトの選び方と封入前チェック

レターパックにはプラスとライトの2種類があり、料金と受け取り方が違います。

項目	レターパックプラス	レターパックライト
料金	600円（全国一律）	430円（全国一律）
受け取り方	対面で渡し、受領印または署名をもらう	郵便受けに届ける
厚さ	A4サイズ・4kg以内なら3cm超も可	3cm以内
サイズ・重さ	340mm×248mm（A4ファイルサイズ）・4kg以内
差し出し方法	ポスト・郵便窓口・集荷	ポスト・郵便窓口

どちらも追跡ができ、土日祝日も配達されます。

契約書など相手に確実に手渡したい重要書類は、対面で届くプラスが向いていると紹介されています。

請求書や見積書など郵便受けへの配達で問題ない書類なら、ライトでも足りるケースが多いでしょう。

ライトは厚さ3cm以内なので、クリアファイルや返信用封筒を入れて厚くなる場合は、厚さを確認するかプラスを選んでください。

なお、レターパックは配送中の事故による損害賠償がありません。

封をする前には、次の点を確認しておきましょう。

• 送付状の記書きと同封した書類・部数が一致しているか
• 宛名と中身の送り先が一致しているか
• 現金を入れていないか（レターパックでは送れません）
• 封を補強するテープを料額印面にかけていないか

表面に「折り曲げ厳禁」と書いても特別な取り扱いになるわけではないと紹介されているため、折れを防ぎたい書類はクリアファイルで保護しておくのが確実です。

送付状を一番上に入れ、表面の宛名と品名を正しく書いておけば、会社宛でも失礼なく書類を届けられます。

参考・出典

• 日本郵便｜レターパックプラス・ライト
• 日本郵便｜信書の送付について
• 日本郵便｜信書に該当する文書に関するよくあるご質問
• 日本郵便｜レターパックで送れないものは何ですか？
• 内閣府 消費者委員会｜総務省提出資料（2013年）
• マネーフォワード クラウド｜契約書の郵送方法
• マネーフォワード クラウド｜ゆうパックに送付状は入れられる？
• マイナビニュース｜レターパックプラス(ライト)の書き方見本
• templex｜送付状の書き方
• kensan-chi｜レターパックの書き方