餞別・退職祝いの「有志一同名簿」書き方完全ガイド｜誰でも失敗しない見本・文例・マナー

餞別や退職祝いを有志一同で贈るとき、意外と悩みやすいのが名簿（参加者リスト）の書き方です。

名前の並べ方は役職順が良いのか、五十音順が良いのか、敬称はどこまで付けるべきかなど、知っているようで迷うポイントがたくさんあります。

さらに、金額の記載や個人情報の扱いなど、幹事として気をつけたいマナーも多く、初めての人は不安になりがちです。

この記事では、餞別や退職祝いで必ず役立つ「有志一同名簿」の正しい書き方を、基本ルールから実践ステップ、シーン別の文例、すぐに使えるテンプレートまで網羅して解説します。

初めて名簿づくりを任された人でも、この記事を読めば迷わず丁寧な一枚に仕上げられるはずです。

餞別や退職祝いで使う有志一同名簿の基本と役割

餞別や退職祝いを有志一同で贈るとき、名簿の存在は単なる「名前一覧」以上の役割を果たします。

この章では、名簿が必要とされる理由や、最低限入れておきたい基本情報を分かりやすく整理します。

有志一同名簿が必要とされる理由とは

有志一同の名簿が必要とされる最大の理由は、受け取る相手が誰から餞別を受け取ったのかを正確に把握できる点にあります。

特に退職や異動などの節目では、お返しを検討する場面も多く、名前が分かることで相手が困らずに済みます。

また、名簿は金額や所属などの情報を整理し、誤解やトラブルを防ぐ役割も担っています。

名簿が必要な理由	具体的なメリット
誰が参加したか明確にするため	お返しの判断がしやすい
金額管理の透明化	トラブル防止になる
幹事の負担軽減	情報が一覧で整理される

名簿は相手への思いやりと、参加者全員との信頼関係をつなぐ大切なツールなのです。

名簿に必ず入れるべき基本情報一覧

名簿に記載すべき情報は、実はそれほど多くありませんが、どれも大切な要素です。

特に退職や異動の餞別の場合は、後から見返したときにも分かりやすい情報が求められます。

項目	記載する理由
氏名（必須）	誰が参加したか正確に伝えるため
所属部署・役職	関係性が分かりやすくなる
金額（必要に応じて）	お返しの参考情報になる

もし人数が多い場合は、所属ごとにまとめるなど、見やすい配置にするだけで印象が大きく変わります。

基本情報がそろっている名簿は、それだけで丁寧さが相手に伝わります。

餞別・退職祝いにふさわしい名簿の正しい書き方

名簿を書くときのルールは難しそうに感じますが、実はポイントさえ押さえればとてもシンプルです。

ここでは名前の並べ方や敬称の付け方など、迷いやすい部分を分かりやすく整理していきます。

名前の並べ方はどうする？役職順・五十音順の基準

名簿で最も悩みやすいのが名前を並べる順番です。

基本的には「役職順」が一般的で、職場での餞別や退職祝いではほぼこの方法が使われます。

並べ方	適したシーン
役職順	職場の退職祝い・異動など
五十音順	友人同士や役職のないグループ
ランダムはNG	読み手に負担がかかるため避ける

同役職が複数いる場合は、年齢順や入社年順など分かりやすい基準を持つと自然に整います。

読みやすさを優先した並び方にすることが一番大切です。

敬称「様」の付け方と避けるべき表現

連名リストでは、全員の名前に「様」を付けるのが基本マナーです。

まれに「各位」などでまとめるケースがありますが、これはビジネス文書向けで名簿には不向きです。

正しい表記	理由
山田 太郎 様	個人への敬意を示すため
× 山田 太郎（敬称なし）	略式すぎる印象になる
× 山田 太郎 各位	文法的に誤り

敬称を統一するだけで名簿全体が美しく整います。

迷ったら全員に「様」表記、これだけ覚えておけば安心です。

金額は書くべき？判断基準とスマートな記載例

金額を記載すべきかどうかは、場面によって判断が分かれます。

退職や異動では、相手が内祝いを考える上で参考情報になるため、記載するケースも多く見られます。

金額記載の可否	ポイント
記載する場合	透明性が高くお返しの参考になる
記載しない場合	「お気遣いなく」の一言を添えると丁寧

記載する際は「金 〇〇円」と書くと、整った印象の名簿になります。

ただし、参加者が金額公開に抵抗を示す場合は必ず事前に確認しましょう。

金額は相手や状況を考えて柔軟に判断するのが最もスマートです。

有志一同名簿を作成するときの5つのマナー

名簿づくりでは、書き方だけでなく「マナー」を押さえておくことがとても大切です。

この章では、誰でも失敗なく名簿を整えられる5つの基本マナーをまとめて解説します。

個人情報の扱いで絶対に気をつけること

名簿には氏名・部署・金額などの個人情報が含まれるため、取り扱いには慎重さが求められます。

特にデータで管理する場合、共有リンクの漏洩や誤送信には十分注意したいところです。

ポイント	理由
参加者へ用途を事前説明	安心して情報提供できる
第三者に見えない管理方法	情報漏洩を防ぐ
目的外利用はしない	信頼を守るため

個人情報の扱いこそ、幹事としての信頼が最も表れる部分です。

名簿の書式選び（手書き・PC）の違いと注意点

名簿の雰囲気は、手書きかパソコン作成かによって印象が大きく変わります。

どちらが正解というわけではなく、シーンに合った形式を選ぶことが大切です。

書式	特徴
手書き	温かみがあるが書き損じに注意
パソコン（Excel/Word）	整った印象で修正しやすい

退職祝いなどフォーマル寄りの場合は、整ったPC作成の方が無難なケースもあります。

人数が多いときは誤記のリスクを避けるためPC作成がおすすめです。

渡すときの封筒・添え文のマナー

名簿が完成したら、封筒に入れて渡すのが一般的なマナーです。

封筒に入れることで、個人情報が不用意に見えないよう配慮できます。

項目	注意点
封筒の種類	白無地やシンプルなデザインが基本
添え文	「参加者名簿を同封いたします」程度で十分

最後の渡し方まで丁寧さを意識すると、名簿の価値がぐっと上がります。

餞別・退職祝いの名簿を誰でも作れる5ステップ

名簿作りは「何から始めるべき？」と迷うことが多いですが、実は順序を守ればとてもスムーズに進みます。

ここでは、今日からすぐに実践できる5つのステップに分けて解説します。

Step1：幹事決めと全体方針の共有

最初に必要なのは、中心となって動く幹事（取りまとめ役）を決めることです。

幹事が複数いる場合は、集金係・記録係など役割を分けると負担が軽くなります。

役割	内容
幹事	全体のとりまとめ
会計係	金額管理・記録
リスト係	名簿の最終作成

最初に役割分担があると、その後の作業が驚くほどスムーズになります。

Step2：参加者の収集と名簿の原案作成

参加者を募る際は、退職する相手への感謝が伝わる文面で協力を呼びかけます。

集まった情報はExcelやスプレッドシートで管理すると誤記を防ぎやすくなります。

収集情報	理由
氏名	必須項目
部署・役職	関係性が分かる
参加の可否	名簿の初期作成に必要

漢字間違いは特に多いので、この段階で必ず本人確認を行いましょう。

Step3：集金と金額管理の方法

お金の管理はトラブルを避けるために特に慎重に行いたい部分です。

集金したら即記録を残す習慣をつけると、後から迷うことがありません。

管理方法	メリット
管理表にチェック欄を設ける	漏れが防げる
個人財布と分けて保管	混同を防げる
合計額の確認	予算のズレを修正できる

金額管理が丁寧だと、参加者からの信頼が自然と高まります。

Step4：名簿の清書とレイアウトづくり

原案が固まったら、いよいよ清書に進みます。

読みやすさを重視し、名前の順番・敬称・金額などの配置を整えていきます。

チェック項目	ポイント
敬称の統一	全員「様」表記
並び順	役職順または五十音順
レイアウト	余白を広めにとる

特に敬称や並び順のミスは相手の印象に関わるため要注意です。

Step5：最終確認とスマートな渡し方

完成直前には、必ずダブルチェックを行うことが大切です。

贈り物と一緒に渡す際は「参加者名簿を同封しています」と一言添えると丁寧です。

最終確認ポイント	理由
誤字脱字のチェック	失礼にあたるため
封筒に入れる	個人情報保護
相手にひと言添える	気遣いが伝わる

名簿は「準備の最後の仕上げ」であり、丁寧さが最も伝わる瞬間です。

シーン別に見る有志一同名簿の書き方と文例集

有志一同名簿は、目的によって書き方の細かなマナーが変わります。

この章では、退職・結婚・香典などの代表的なシーンに合わせて文例を紹介していきます。

退職・異動向けの名簿フォーマット例

退職や異動の場合は、職場での関係性が分かるよう役職順で記載するのが基本です。

フォーマル度が高いため、整ったレイアウトで落ち着いた印象に仕上げるのがポイントです。

項目	記載内容
表題	御餞別／御礼
贈り主名	〇〇部 有志一同
一覧情報	氏名・部署・役職・金額（任意）

文例：

〇〇様

〇〇部 有志一同

部署	役職	氏名	金額
営業部	部長	山田 太郎 様	金5,000円
営業部	課長	鈴木 次郎 様	金3,000円

役職順の記載は読み手への配慮として最も伝わりやすい形です。

お祝い（結婚・出産）向けの名簿フォーマット例

結婚や出産などの明るいシーンでは、少し柔らかい雰囲気の用紙やデザインも喜ばれます。

友人同士など役職がない場合は五十音順で記載するのが自然です。

項目	特徴
表題	御結婚御祝／御出産御祝
名前の順	五十音順で統一
金額記載	任意だが記載しないケースも多い

文例：

〇〇様

友人一同

氏名
伊藤 健太 様
大森 花子 様
山口 直人 様

必要に応じて住所欄を設けると、相手の内祝い準備がぐっと楽になります。

香典・弔事での名簿の書き方と注意点

弔事では、他のシーンと比べてより慎重なマナーが求められます。

特に香典返しの判断材料となるため、金額記載はほぼ必須です。

項目	注意点
用紙	白無地のシンプルなもの
金額	必ず記載する
表題	基本的に書かない（無地）

文例：

氏名	住所	香典額
高橋 一郎 様	東京都〇〇区	金5,000円
佐々木 美和 様	東京都〇〇区	金3,000円

香典の場合は「4」「9」などの忌み数を避けることが大切です。

今すぐ使えるテンプレート集（Excel・Word・Google）

名簿は一から作らなくても、テンプレートを使うと短時間で美しく仕上げられます。

この章では、用途に合わせて使いやすい3種類のテンプレートを紹介します。

Excelで使える管理しやすい名簿テンプレート

Excelは計算機能が強力なので、対象人数が多い場合に特に便利です。

金額の自動集計や並べ替えができ、幹事の負担が軽くなります。

No	部署	役職	氏名	金額
1	総務部	部長	山田 太郎 様	5,000
2	営業部	課長	鈴木 次郎 様	3,000

人数が10名を超える場合はExcelが最も効率的です。

Wordで見た目を整えたい人向けテンプレート

Wordはデザインの自由度が高く、フォント・枠線・背景など視覚的に整った名簿をつくれます。

結婚祝いなど華やかさが欲しいシーンにも向いています。

氏名	氏名
田中 花子 様	大森 直子 様
伊藤 健太 様	渡辺 遼 様

視覚的な印象を重視する場合はWordが最適です。

Googleスプレッドシートで共有しながら作る場合

スプレッドシートは複数人で同時編集できるのが最大の特徴です。

リモートワークが多い職場や、幹事が複数いる場合に特に便利です。

氏名	部署	金額
佐藤 一郎 様	開発部	3,000
大木 麻衣 様	総務部	3,000

参加者自身に入力してもらえるため、幹事の作業が圧倒的に軽くなります。

餞別・退職祝いでよくある質問（Q&A）

有志一同で餞別や退職祝いを用意するときは、細かな疑問がいくつも出てきます。

ここでは特に質問が多い3つのポイントをまとめて解説します。

のしの書き方の正しいルール

のし紙は、贈り物の目的を分かりやすく伝えるために欠かせない要素です。

餞別や退職祝いでは、上段に御礼・御餞別などの表書きを入れます。

項目	書く内容
水引上段	御礼／御餞別／御祝
水引下段	〇〇部 有志一同

連名を直接書けるのは3名までで、それ以上になる場合は代表者名の左側に「他一同」と添えます。

参加者が多い場合は、名簿を添えるのが最も丁寧な方法です。

一人あたりの金額相場はどのくらい？

金額の相場はシーンごとに異なりますが、退職祝いでは1,000〜3,000円がよく使われる目安です。

負担感が出ない範囲で設定することが大切です。

シーン	相場金額
退職・異動	1,000〜3,000円
結婚祝い	3,000〜5,000円
出産祝い	2,000〜4,000円

参加者の負担が大きい金額設定は避けるのが配慮ある判断です。

お返し辞退を丁寧に伝える方法

退職される相手に負担をかけたくないときは、お返しの辞退を穏やかに伝える方法があります。

名簿の末尾やメッセージカードで、柔らかい一言を添えると自然です。

表現例	ニュアンス
お気遣いは不要です	ややフォーマル
どうぞお気になさらず	やわらかく丁寧
ささやかな気持ちですので	控えめで伝わりやすい

どの表現を選んでも問題はありませんが、相手との距離感に合わせて言い回しを調整すると、より自然に伝わります。

辞退の言葉は「気軽に受け取ってほしい」という気持ちを込めて伝えるのがポイントです。

まとめ｜有志一同名簿は気持ちを丁寧に届けるための大切な一枚

有志一同名簿は、単なる名前一覧ではなく「気持ちを届けるための大切なツール」です。

退職する相手が安心して受け取れるよう、マナーと気遣いを込めることがとても重要です。

名簿づくりで押さえるべき重要ポイント

名簿作成で迷わないためには、いくつかの基本を押さえておくと安心です。

特に敬称・並び順・個人情報管理は、相手に失礼がないよう丁寧に整えましょう。

重要ポイント	理由
敬称の統一（様）	丁寧な印象を与える
読みやすい順番	役職順または五十音順が基本
個人情報の保護	信頼関係を守るため

特に個人情報の扱いは軽視されがちなので、慎重すぎるくらいがちょうど良いです。

相手に喜ばれる名簿に仕上げるコツ

丁寧な名簿は、読み手に落ち着いた印象を与えます。

余白を十分にとり、統一感のあるレイアウトを意識すると、シンプルでも美しい名簿に仕上がります。

コツ	ポイント
余白を広めに	視認性が上がる
敬称・金額を整える	統一感が生まれる
見出しを明確に	情報が把握しやすい

最後まで丁寧に仕上げる姿勢こそ、名簿そのものの価値を高める一番の秘訣です。

贈り物とともに渡す名簿は、あなたと参加者の気持ちを形にする特別な一枚です。

この記事で学んだポイントを活かせば、どんなシーンでも自信を持って名簿を作れるはずです。